JW schade-app is live: foto’s en documenten in één overzicht
De JW schade-app is live. Klanten en benadeelde tegenpartijen kunnen foto’s en gevraagde documenten aanleveren in één overzicht dat aansluit op het schadedossier in HubSpot. De app is met AI ontwikkeld en wordt voortdurend verbeterd. Ons doel: zo veel mogelijk werk uit handen nemen en schade zo snel mogelijk afwikkelen.
De nieuwe schade-app
Minder werk voor klanten en benadeelde tegenpartijen
Je ziet wat nodig is, levert de gevraagde stukken aan en volgt de voortgang. De app koppelt de informatie aan het juiste dossier. We ontwikkelen de werkwijze verder om meer handelingen te automatiseren, onnodig heen-en-weer mailen te beperken en sneller naar een afwikkeling te komen.
01 / Live en doorontwikkeling
De app is live en wordt voortdurend verbeterd
We hebben de JW schade-app met AI ontwikkeld vanuit ons eigen schadeproces. De app is beschikbaar en wordt continu doorontwikkeld. Wensen uit de praktijk zetten we om in verbeteringen aan de uitleg, het aanleveren van stukken, de voortgang en de verwerking van het dossier.
Zelf regelen, met minder administratie
We richten de schadeafhandeling in als digitale zelfbediening, zonder persoonlijk contact als standaarddienst. Je levert de gevraagde informatie aan en krijgt een duidelijke vervolgstap.
Daarbij kijken we naar iedereen die bij de schade betrokken is: onze klant én de benadeelde tegenpartij of het slachtoffer. Zij moeten zo min mogelijk uitzoekwerk, herhaalwerk en administratie hebben. Duidelijke stappen en gerichte documentvragen helpen om sneller de informatie te verzamelen die voor de afwikkeling nodig is.
Onze verwachting voor november 2027: negen van de tien dossiers via AI
Het einddoel is het volledige schadeproces via AI te automatiseren. Dat begint bij informatie opvragen en documenten verwerken. Daarna volgen het beoordelen van de beschikbare gegevens, het organiseren van calculatie of expertise en de stappen naar afwikkeling en betaling. De verdere ontwikkeling moet die onderdelen steeds beter met elkaar verbinden.
Wij verwachten dat rond november 2027 negen van de tien schadedossiers volledig via AI worden afgehandeld. Bij ongeveer één van de tien dossiers verwachten we dat een medewerker naar een uitzondering moet kijken. Dit is onze verwachting voor de doorontwikkeling in het komende jaar. Het doel blijft voor ieder dossier: zo weinig mogelijk werk voor de betrokkenen en zo snel mogelijk een passende afwikkeling.
Wil je ook je autoverzekering digitaal regelen? Vul je kenteken in en bereken je premie. Daarna vergelijk je de verzekeringen en kies je welke je wilt aanvragen.
02 / Je documentenoverzicht
Van schademelding naar een persoonlijk documentenoverzicht
Een schade begint met een melding: wat is er gebeurd, wanneer en waar, welk voertuig is betrokken en wie zijn de andere betrokkenen? Vanuit dat dossier bepaalt JW welke stukken nodig zijn. Niet iedere schade vraagt om dezelfde informatie. Bij een eenvoudige beschadiging kunnen andere stukken nodig zijn dan bij een aanrijding met een tegenpartij, een leasevoertuig of letsel.
Ook een benadeelde tegenpartij of een slachtoffer kan via een eigen documentverzoek stukken aanleveren. De stukken van de verzekerde en de tegenpartij blijven bij de juiste partij staan. Een garage, calculator of expert kan een eigen rol hebben. Aanvullingen komen bij hetzelfde schadedossier; een extra bestand vraagt geen nieuwe schademelding.
Zo werkt je persoonlijke documentenoverzicht
- JW selecteert de documenten die voor jouw dossier nodig zijn en wijst per document de juiste aanleveraar aan.
- De aanleveraar ontvangt een persoonlijke link naar de eigen documentaanvraag of het gezamenlijke overzicht van diens aanvragen.
- Je ziet welke onderdelen je nog moet aanleveren en welke documenten al zijn ontvangen.
- Je opent een onderdeel, volgt de uitleg en maakt een foto of kiest een bestand.
- De app verwerkt de upload en koppelt het bestand aan het bijbehorende schadedossier.
- Daarna wordt de ontvangst zichtbaar. Je kunt verder met de volgende ontbrekende stap of terug naar het overzicht.
03 / Foto’s aanleveren
Foto’s aanleveren met duidelijke voorbeelden
De fotowerkwijze helpt je stap voor stap om het voertuig en de beschadiging vast te leggen. Bij een onderdeel staat een voorbeeldfoto met een korte aanwijzing. Je kunt een foto maken met je telefoon of een bestaande foto kiezen. Een voorbeeldfoto is duidelijk als voorbeeld aangegeven en telt nooit als jouw aangeleverde foto.
Bij schade op meerdere plekken kun je extra foto’s toevoegen bij de overzichtsfoto’s en detailfoto’s van de schade. De voortgang telt de benodigde onderdelen; het aantal losse foto’s kan dus hoger zijn. Je kunt je foto’s terugzien, aanvullen en een verkeerd gekozen foto verwijderen. Na een geslaagde upload gaat de fotowerkwijze verder naar het volgende ontbrekende onderdeel.
Welke foto’s worden gevraagd?
Het volledige fotoprofiel bevat elf onderdelen. Welke informatie nodig is, volgt uit de aanvraag voor jouw dossier:
- Het voertuig schuin van linksvoor, geheel zichtbaar.
- Het voertuig schuin van rechtsvoor, geheel zichtbaar.
- Het voertuig schuin van linksachter, geheel zichtbaar.
- Het voertuig schuin van rechtsachter, geheel zichtbaar.
- Het interieur aan de bestuurderskant.
- Het dashboard.
- De kilometerstand, duidelijk leesbaar.
- De schade van een afstand, zodat de plaats op het voertuig zichtbaar is.
- De schade van dichtbij, zodat de beschadiging goed te beoordelen is.
- De voorkant van het kentekenbewijs.
- De achterkant van het kentekenbewijs.
Maak overzichtsfoto’s én detailfoto’s bij voldoende licht. Zorg dat documenten volledig en leesbaar in beeld staan. Leg de situatie alleen vast als dat veilig kan. De originele foto’s blijven beschikbaar in de registratie; een fotorapportage brengt de reeks overzichtelijk bij elkaar voor het dossier.
04 / Alle documentsoorten
Welke documenten kunnen we opvragen?
De documentselectie bevat 21 soorten stukken voor de verzekerde. Zeventien daarvan zijn ook voor de tegenpartij beschikbaar. Dit is het volledige keuzemenu van de app, geen lijst die iedere klant helemaal moet aanleveren. JW kiest alleen de onderdelen die voor het betreffende dossier nodig zijn.
| Documenten | Waarvoor in het dossier? |
|---|---|
| Foto’s van voertuig en schade | Om het voertuig, de plaats van de beschadiging en de zichtbare schade vast te leggen. |
| Schadeformulier voorkant en schadeformulier achterkant | Om de melding, gegevens en verklaringen compleet te verzamelen. Beide zijden zijn afzonderlijk te selecteren. |
| Machtiging verhaalsbijstand | Als toestemming nodig is voor het inschakelen van verhaalsbijstand. |
| Rijbewijs | Wanneer dit voor de beoordeling van het dossier wordt gevraagd. |
| Politieaangifte of proces-verbaal | Als een aangifte of politie-informatie relevant is voor de gebeurtenis. |
| Getuigenverklaringen | Om relevante verklaringen van getuigen aan het dossier toe te voegen. |
| Calculatie of reparatieofferte | Om de voorgestelde herstelwerkzaamheden en bijbehorende bedragen te onderbouwen. |
| Expertiserapport | Om de bevindingen van de ingeschakelde expert vast te leggen. |
| Reparatiefactuur, factuur calculatie, factuur expertise en factuur verhaalsbijstand | Om de afzonderlijke kosten en de bijbehorende werkzaamheden te registreren. Iedere factuursoort is apart te selecteren. |
| Bergings- of sleepfactuur | Om opgegeven bergings- of sleepkosten te onderbouwen. Dit document staat in de selectie voor de verzekerde. |
| Oprijverklaring, leasecontract en inlossing lease | Afzonderlijke documentkeuzes voor dossiers waarin deze stukken nodig zijn. Bij het verzoek wordt aangegeven welk stuk wordt bedoeld. |
| Betalingsmachtiging hersteller, betalingsmachtiging verhaalsbijstand en betalingsmachtiging leasemaatschappij | Afzonderlijke machtigingen voor de beoogde ontvanger van een betaling, wanneer van toepassing. Deze keuzes staan bij de verzekerde. |
| Ander document | Een aanvullend stuk met een concrete omschrijving, zodat duidelijk is wat nog nodig is. |
Een document kan aanwezig zijn zonder dat het voor de huidige aanvraag verplicht is. Zulke stukken blijven beschikbaar. Andersom maakt een willekeurige bijlage een gevraagd onderdeel niet compleet: het juiste bestand moet bij de juiste documentvraag horen.
05 / Digitaal machtigen
Een machtiging digitaal controleren en ondertekenen
Voor verhaalsbijstand is een digitale machtigingsroute ontwikkeld. De verzekerde controleert de vooraf ingevulde dossiergegevens, leest de bijbehorende documenten en kiest of de machtiging over materiële schade, letsel of beide gaat. Ook het rekeningnummer waarop schade mag worden betaald wordt zichtbaar getoond, zodat de verzekerde dit kan controleren.
De ondertekening blijft een bewuste handeling van de verzekerde. De ingevulde gegevens en handtekening worden in het machtigingsdocument verwerkt. De ondertekende PDF hoort vervolgens bij hetzelfde JW-schadedossier. Een machtiging legt de bedoelde toestemming vast; zij is op zichzelf geen besluit over aansprakelijkheid, dekking of de hoogte van een vergoeding.
06 / Koppeling met HubSpot
Hoe de app documenten aan HubSpot koppelt
Van upload naar het juiste dossier
HubSpot is de plek waar JW het schadedossier beheert. De schade-app sluit daarop aan. De persoonlijke link hoort bij een bestaand schadeticket, de betreffende partij en de aangewezen aanleveraar. Daardoor weet de app bij welk dossier en bij welk gevraagd document een upload hoort.
Na het uploaden wordt het bestand eerst afgeschermd opgeslagen en vervolgens aan het juiste dossieronderdeel gekoppeld. De app controleert de verwerking voordat het onderdeel als ontvangen telt. Is het bestand nog bezig met verwerken, dan blijft dat zichtbaar. Een koppelfout mag niet ongemerkt een groen vinkje opleveren.
Voortgang zichtbaar in HubSpot
In het interne overzicht kan JW onder meer filteren op Alles, Te doen, Opgevraagd en Ontvangen. Per document is zichtbaar wat de stand is, zoals Nog opvragen, Opgevraagd, Wordt verwerkt, Controle nodig of Ontvangen. Bovenaan staat hoeveel geselecteerde documenten ontvangen zijn en hoeveel nog nodig zijn.
Deze koppeling neemt zoekwerk en overtypen uit handen. Een bestand hoeft niet eerst uit een losse berichtenstroom te worden gehaald en handmatig bij het juiste dossier te worden gezocht. Daardoor blijft meer tijd over voor de stappen die nodig zijn om de schade af te wikkelen. Het inhoudelijk uitlezen en beoordelen met AI bouwen we hierop verder.
07 / Compleet en doorsturen
Wat gebeurt er als alle documenten zijn ontvangen?
Een compleet dossier in behandeling nemen
Zodra alle actief geselecteerde stukken ontvangen zijn, is de documentselectie compleet. Dat betekent dat de gevraagde informatie binnen is. Vervolgens kunnen de inhoudelijke beoordeling en eventuele vervolgacties plaatsvinden. Compleet is dus geen toezegging dat een schade wordt vergoed.
Een gebouwde uitbreiding maakt op dat moment automatisch een open taak in HubSpot aan: schadedossier compleet: in behandeling nemen – doorsturen. De taak hoort bij het schadeticket, krijgt de datum waarop de stukken compleet zijn en wordt niet vooraf aan een medewerker toegewezen. Het opnieuw verversen van hetzelfde complete dossier hoort geen tweede taak te maken. Deze uitbreiding is gebouwd en lokaal getest. Installatie en controle in de praktijk volgen.
Documenten doorsturen en opnieuw opvragen
We hebben daarnaast een werkwijze ontwikkeld om ontvangen documenten gericht door te sturen en tegelijk een nieuw stuk op te vragen. Denk aan foto’s en een reparatieofferte voor een expert, met een persoonlijke link om het expertiserapport terug te leveren. De medewerker selecteert de relevante documenten en de juiste contactpersoon in HubSpot.
De huidige uitwerking opent een normale HubSpot-mail met de berichttekst en eventueel de persoonlijke uploadlink. De medewerker voegt de gekozen bijlagen toe, controleert de inhoud en verstuurt de mail. Een teruggeleverd document komt vervolgens weer bij de bijbehorende vraag en hetzelfde dossier terecht. De volledige mail- en terugleverroute moet vóór verdere uitrol nog in de praktijk worden gecontroleerd.
08 / AI en documentcontrole
Doorontwikkeling: documenten met AI uitlezen
De verdere AI-toepassing moet helpen om ontvangen stukken bruikbaar te maken voor de behandeling. Een schadeformulier bevat bijvoorbeeld een datum, kenteken, betrokkenen en een beschrijving. Een calculatie of factuur bevat bedragen en werkzaamheden. We willen zulke expliciete gegevens laten herkennen en klaarzetten bij de juiste dossieronderdelen.
Zo willen we gegevens uit documenten verwerken
- Eerst vaststellen welk document ontvangen is en bij welke partij en welk dossier het hoort.
- Daarna de relevante feiten uit het document voorbereiden, met behoud van het oorspronkelijke bestand als bron.
- Controleren of een gegeven daadwerkelijk in de bron staat en past bij het dossier.
- Alleen toegestane, nog lege feitvelden aanvullen als de broncontrole slaagt.
- Ontbrekende of tegenstrijdige informatie als gericht controlepunt tonen.
- Een inhoudelijke beslissing of betaling langs de daarvoor geldende beoordeling en bevoegdheden laten lopen.
AI mag een onleesbaar bedrag of een ontbrekend gegeven niet invullen alsof het zeker is. Ook hoort een eerder door een medewerker bevestigd gegeven niet stilzwijgend te worden overschreven. Met deze aanpak willen we administratief werk verminderen en zichtbaar houden waarop een uitkomst is gebaseerd.
09 / Calculatie en expertise
Calculatie en expertise vanuit hetzelfde dossier organiseren
We bouwen ook verder aan het organiseren van calculatie en expertise vanuit hetzelfde dossier. Een calculator werkt een schadebegroting of reparatiecalculatie uit. Een expert legt zijn bevindingen vast in een rapport. Wat nodig is, hangt af van de schade; een bestaand rapport kan soms worden opgevraagd in plaats van een nieuwe opdracht te geven.
In het uitgewerkte proces kiest JW eerst de werksoort, de betrokken partij, de dienstverlener en de route. De keuze kan zijn: geen opdracht nodig, JW schakelt een calculator of expert in, de betrokken partij regelt dit zelf, of een bestaand rapport wordt opgevraagd. Een nieuwe opdracht vraagt een afzonderlijke bevestiging.
Wat een calculator of expert ontvangt en teruglevert
| Vervolgroute | Welke informatie gaat heen en terug? |
|---|---|
| Calculator | Ontvangt de geselecteerde foto’s die nodig zijn voor zijn opdracht. Levert de calculatie of reparatieofferte terug en, waar van toepassing, een aparte calculatiefactuur. |
| Expert | Ontvangt de toegestane foto’s, de relevante delen van het schadeformulier en eventueel de calculatie. Levert het expertiserapport terug en, waar van toepassing, een aparte expertisefactuur. |
| Aanvullende informatie | Extra foto’s of stukken worden gericht opgevraagd. De reden en de juiste aanleveraar horen bij dat verzoek; een aanvullende fotoaanvraag is geen nieuwe betaalde opdracht. |
Na de bevestigde keuze willen we de aanvraag, voortgang en teruglevering steeds verder automatiseren. Zo willen we klanten en benadeelde tegenpartijen het afstemmen tussen alle betrokken partijen uit handen nemen. De opdracht en antwoorden blijven herkenbaar binnen hetzelfde dossier. Een rapport en een factuur zijn daarbij afzonderlijke stukken.
10 / Afwikkeling en betaling
Van compleet dossier naar afwikkeling en betaling
Het doel is dat ook de verdere afwikkeling digitaal kan verlopen. Daarvoor is meer nodig dan een complete documentlijst. Er moet duidelijk zijn wat er is gebeurd, welke dekking of aansprakelijkheid van toepassing is, welke schade is vastgesteld en welk bedrag aan wie mag worden betaald.
De stappen naar afwikkeling
- De melding en bewijsstukken zijn bij het juiste schadedossier verzameld.
- De inhoud wordt beoordeeld, waaronder de relevante polisvoorwaarden, eventuele aansprakelijkheid en nog ontbrekende informatie.
- Een noodzakelijke calculatie of expertise wordt uitgevoerd en het rapport wordt beoordeeld.
- De omvang van de vergoeding en eventuele eigen kosten worden vastgesteld.
- De bevoegde partij bevestigt de betalingsgrondslag, het bedrag en de juiste ontvanger.
- Een betaalverzoek kan worden voorbereid, verzonden en bewaakt.
- Na daadwerkelijke betaling worden het bevestigde bedrag, de betaaldatum en het betaalbewijs geregistreerd.
- Het dossier wordt pas afgesloten nadat de benodigde vervolgacties en bevestigingen zijn afgerond.
Een betaalverzoek is nog geen betaling
De schade-app moet deze stappen met elkaar verbinden en de voortgang inzichtelijk maken. De uitgewerkte koppeling voor betaalverzoeken voert zelf geen bankbetaling uit. Ontvangst van een factuur, een compleet dossier of een betalingsakkoord is daarom nog geen bewijs dat geld is overgemaakt. Ook gedeeltelijke betalingen en correcties moeten afzonderlijk kunnen worden gevolgd.
De doorontwikkeling richt zich op zo min mogelijk handelingen voor de klant en de benadeelde tegenpartij. Documenten, machtigingen, aanvullende vragen en terugmeldingen moeten logisch op elkaar aansluiten. Zo willen we onnodige wachttijd en overdrachten verminderen. Welke beoordeling nodig is en of een vergoeding volgt, blijft afhankelijk van de schade, de verzekering en de beschikbare informatie.
11 / Zelf aan de slag
Zelf je schadezaken regelen
Wil je een nieuwe schade melden? Begin bij schade melden bij JW. Heb je als klant of benadeelde tegenpartij al een verzoek om documenten ontvangen, gebruik dan de persoonlijke link uit dat verzoek. Daarmee kom je direct bij de stukken die voor jouw dossier worden gevraagd.
Wil je weten welke afspraken gelden voor dekking en vergoeding? Bekijk het polisblad en de voorwaarden van jouw verzekering. De schade-app helpt bij het verzamelen en verwerken van de informatie die nodig is om die afspraken op jouw schade toe te passen.
Ook je autoverzekering eenvoudig digitaal regelen
Wil je je auto verzekeren op de manier waarop JW werkt: digitaal en met zo min mogelijk onnodige handelingen? Begin met je kenteken en bereken je premie. Vergelijk daarna op een aparte pagina de premies, dekkingen, voorwaarden en clausules. Vervolgens kies je de verzekering die je wilt aanvragen.
Je start op onze autoverzekeringspagina bij de bestaande kentekeninvoer. Rijd je zakelijk? Bereken dan via de zakelijke autoverzekering. Een schade of documentverzoek regel je via de eigen schaderoute hierboven.
